エクセルで管理している顧客リストへ、メール配信しようと思ったら知っておかないといけない事

2015年5月27日 | 甲斐大樹

お客様のリストをエクセルで管理している人が結構多いのに、メール配信のサービスではエクセルのデータをそのまま取り込めない場合が多いです。弊社サービスの「さぶみっと!メール配信」も、例に漏れずエクセルのデータは取り組むことができません。
では、メール配信サービスで、どういったデータを取り込むかというと、ほとんどすべてのメール配信サービスで「CSV形式のテキストデータ」となっています。

CSV形式とは?

そもそも「CSV形式のテキストデータ」というものが何かというと、たとえばメモ帳などテキストエディタで見ると、

3-4-1

このようになっており、名前や郵便番号などの項目が、「,」、つまりカンマで区切られています。
ちなみに英語で、Comma-Separated Values(日本語ですと「カンマ区切り」)、略してCSVになります。

メール配信でエクセルを使って送信したい!

そこで、メール配信システムを使いたいけど「CSV形式のテキストデータ」がわからないという方のために、エクセルで管理しているデータを「CSV形式のテキストデータ」に書き出す方法をご紹介します。

エクセルでお客様のリストを開いたら、

1.[ファイル]-[名前を付けて保存]を選択します。

file

2.[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されるので、[ファイルの種類]ボックス一覧から「CSV(カンマ区切り)」を選択します。

img02

3.[保存先]を指定して、[保存]ボタンをクリックします。

保存されたファイルは、下の図の赤丸のように「a,」という文字の入ったアイコンになっています。

2015-05-22 14_56_39-プレゼンテーション1 - Microsoft PowerPoint

こうなっていれば、バッチリです。
これで、さぶみっと!メール配信にかかわらず、多くのメール配信のサービスを利用することができます。
一度、憶えてしまえばカンタンですね!

CSVを作る際の注意点

ここからは少し注意点です。CSV形式データで保存したものを、少し修正しようとしてエクセルで開くといくつか意図しないことがおこります。

・先頭が0ではじまるコードを利用している0がかける
例)電話番号を「0312345678」が、エクセルで開くと「312345678」になります。
・住所データを勝手に日付に変換してしまい意図しないデータに
例)住所の番地を項目として「1-1-1」などがあると、「2001/1/1」になります。

そこでもし修正する必要があれば、元のエクセルデータに戻って修正し、改めてCSV形式で保存したほうが、間違いが起こりにくいということを憶えておいて下さい。

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甲斐大樹

ライター

アカウント戦略本部アカウントプランニング1部所属。

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