テレワーク導入に必要なお薦めクラウドサービス5選

2020年4月1日 | 広報・PR・イベント運営担当

新型コロナウィルスの影響で、テレワーク(在宅ワーク)を導入せざるを得ない企業が増えてきているかと思います。イー・エージェンシーでも本格的にテレワークを開始しました。 イー・エージェンシーのグループ会社シンプルメーカーでは、2年ほど前から全従業員にテレワークを導入しており、そのノウハウが少しでもお役に立てばと思います。とくにチャットやビデオ会議など、コミュニケーションツールはテレワークの導入に必要不可欠ですので、いくつかご紹介します。

 

1. Chatwork

サービスURL:https://go.chatwork.com/ja/ チャットワークはグループ会社で利用しているチャットツールです。プロジェクトごとにチャットルームを分けることができ、とてもシンプルでITが苦手な方でも利用しやすいと思います。料金もお手頃価格で利用可能です。

料金

いくつかプランがありますが、企業で利用する場合は、ビジネスプラン以上を選択してください。ビジネスプランで年間契約の場合、1ユーザーあたり月額500円で利用可能です。

セキュリティ

ビジネスプラン以上ではユーザー管理機能が使えます。管理者側で全従業員のアカウントを一括して登録・管理できます。 また、必ず行ってほしいのが2段階認証です。2段階認証を行うことで、第三者に勝手に社内のチャットを見られてしまうリスクを大幅に減らせます。

スマホアプリ・デスクトップ通知

iOS、Androidともにスマホアプリがあり、スマホからもLINEのようにチャットを送ることができます。これによりメッセージに気が付くのが早くなります。 PCで利用しているときは、デスクトップ通知の機能を必ずONにして利用しましょう。

 

2. Slack

サービスURL:https://slack.com/ チャットワークと同様に、こちらもチャットツールです。IT企業ならみんな使っているような印象を持つほど普及しています。 チャットワークが国産のサービスですが、Slackは海外から入ってきたサービスになります。言葉がなかなか馴染みにくいですが、チャンネルと呼ばれるチャットルームを作成することができます。

料金

無料から利用可能ですが、企業で利用するならスタンダードプラン以上を利用すると良いと思います。年契約で一人あたり月850円で、チャットワークより少し高めです。 Slackにも2段階認証の機能があります。

チャットワークより優れている点

・相手のステータスがわかる・・・相手がオンライン状態なのか、離席中なのかがわかります。 ・スレッド機能・・・同じチャンネルの中で複数の話題についてメッセージが飛び交っていると追うのが大変ですが、スレッド機能を使うと各話題ごとにスレッドにまとめて表示されます。 ・他のクラウドサービスとの連携・・・他の大体のクラウドサービスと連携できるようになっているのもSlackの強みです。

 

3. Zoom

サービスURL:https://zoom.us/ ビデオ会議用のクラウドサービスです。複数人で利用しても安定して利用でき、かつ、Zoomのアカウントを持っていなくてもビデオ会議に参加することができます。 上記で紹介したチャットツールのChatworkやSlackにもビデオ会議の機能はあり、他にもビデオ会議のクラウドサービスはたくさんありますが、Zoomが選ばれる理由は、無料プランでも100人もビデオ会議に参加でき、安定していることです。

料金

無料プランの場合、40分経つとビデオ会議が終了してしまいます。プロプランで一人あたり月額2,000です。 他と比べると高いように見えますが、従業員全員がプロプランを契約する必要はありません。会議を主催する人(ホスト)の人数分だけ契約すればOKです。

録画機能

重宝するのが録画機能です。会議を録画することで、後から見返したり、会議に参加できなかった従業員に共有したりすることができます。

スマホからも利用できる

Zoomにもスマホアプリがあり、PCだけではなくスマホからも利用可能です。歩きながら会議に参加することもできます。

セキュリティ

最近脆弱性が発見されたこともありますので、常に最新版へのアップデートを心掛けましょう。これはZoomに限ったことではありません。 また、会議用URLにはパスワードを設定しましょう。

追加して欲しい機能

テレワークでWebカメラを使う場合は、家の中はあまり見られたくないはずです。たとえばSkypeには一眼レフカメラで撮った写真のように背景を自然にぼかしてくれる機能があり、とても便利です。Zoomにも付かないかなと期待しています。

ヘッドセット

Zoomなどでビデオ会議する際に、声が小さくて聞こえなかったりすることがあります。ヘッドセットを付けて話すことで、クリアな声を届けることができます。ヘッドセットには色々な種類のものがありますが、最近は低価格で優秀な製品もあるようですので、試してみることをお勧めします。

 

4. G Suite

Google社が提供するビジネスツールです。Gmailや、Google ドキュメント、スプレッドシート、Google カレンダーなど、Googleが提供するクラウドサービスを企業向けにパッケージ化したサービスです。

サービスURL:https://gsuite.google.com/intl/ja/ MicrosoftのOffice系のアプリケーションを利用することも多いかもしれませんが、Googleが一般向けに無料で提供しているクラウドサービスを会社のドメインで利用できるのはとても便利です。お互いが離れた場所にいるテレワークであっても、情報の共有をスムーズに行うことができます。

料金

ベーシックプランで、一人あたり月額680円です。こちらは全従業員が利用できるほうが利便性が上がります。 とくにGmail、Google ドライブ、Google カレンダーの3つは利用をお薦めします。 できるだけ個人のローカルPCではデータを持たず、Googleのクラウド上に置くようにすると、もしPCが壊れたり、盗難にあったりしても、ダメージを最小限に抑えることができます。(盗難・紛失等の場合はすぐにアカウントを停止してください。)

セキュリティ

G Suiteを認証する他社のサービスも色々と出ていますが、下記の2点を対応すればコストを掛けずにセキュリティを格段に向上させることができます。 ・2段階認証を必須とする 2段階認証を設定しないと、アカウントを利用できないようにすることが可能です。クラウドサービスの場合、全従業員が同じレベルのセキュリティを維持することが重要です。 ・外部アカウントとの共有を無効にする 会社のGoogleアカウント以外のアカウントに対して、ファイルなどの共有を禁止することができます。少し利便性は悪くなりますが、誤って外部にファイルを公開してしまうリスクを防くことができます。

 

5. MaLionCloud

お互いに離れた場所で仕事をするテレワークだと、情報漏洩や不正等が気になるかもしれません。 故意・過失・事故を問わず従業員による情報漏洩や不正等を防いだり、従業員に会社の規則や運用ルールを守ってもらうために役立つのがMaLionCloudです。

サービスURL:https://www.intercom.co.jp/malion/cloud/ 従業員のPCの操作ログを収集・監視するサービスです。Windows・Macともに対応しています。

料金

契約ユーザー数(PC数)によって1ユーザーあたりの料金が異なるようです。料金は公開されていないようですので、詳しく知りたい場合は見積もりを依頼する必要があるようです。 グループ会社のように20名規模の会社では、他の同種のサービスに比べてリーズナブルな料金になるようです。Windowsだけでよい場合は、他に安価なサービスもありそうです。 全従業員のPCに導入するとそれなりにコストは掛かるため、評価版から試してみるとよいかもしれません。

 

テレワーク導入、まずはチャットとテレビ会議から

テレワーク導入にあたって何から始めればよいか迷っている場合は、まずはチャットとテレビ会議から導入してみてはいかがでしょうか? そして、導入したらすぐにテレビ会議でミーティングをするとよいでしょう。あとは、毎日こまめにチャットで情報共有するようにすると、だんだんとテレワークに慣れてくるでしょう。

新型コロナの影響で大変な思いをされることも多いかと思います。こういう時だからこそ、何か少しでもお役に立つことができればと思っております。イー・エージェンシーにお手伝いできることがございましたら、何でもお気軽にご相談ください。

 

いかがでしたか?

コロナ禍の影響でビジネス環境は大きく変化し、テレワークと同様に、DX(デジタルトランスフォーメーション)の動きが加速しています。

イー・エージェンシーでは、Google アナリティクス 4 プロパティ(GA4)など Google マーケティング プラットフォーム(GMP)の各種ツールをはじめ、BigQuery など Google Cloud Platform(GCP)を用いたデータ統合や、広告連携アトリビューション分析などデータ活用全般を支援し、DXの基盤づくりに貢献しております。

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