コーポレートITが取り組む「快適・安全なリモートワーク」【前編】

2022年5月10日 | 広報・PR・イベント運営担当

 

〜攻めと守りのコーポレートIT 仕組みの導入と提案のポイント〜

イー・エージェンシーでは、フルリモートワークで時間や場所に囚われない新しい働き方を進めています。その働き方を実現していくには安全なセキュリティの担保と、社内外の理解と協力が不可欠です。

リモートワークをもっと快適に、もっと安全に行うためにはどうしたらいいか。同じような悩みを持つ情報システムのご担当者様も多いかと思います。

今回、コミュニケーションデザイン部 コーポレートIT課のお二人に、イー・エージェンシーが取り組む、これまでとこれからのリモートワーク環境についてお話しをお聞きしました。

  1. 攻めと守りのコーポレートIT
  2. 導入するその日のために試行錯誤はしておこう
  3. コーポレートITの提案を経営に通すポイント

1.攻めと守りのコーポレートIT

(写真:左)コミュニケーションデザイン部 コーポレートIT課 Kさん
主な業務:ファシリティの整備全般およびセキュリティー担当

コミュニケーションデザイン部 コーポレートIT課 Mさん(写真:右)
主な業務:ICT基盤の整備の計画と構築 

インタビュワー
まずは、Mさんにお聞きします。
コーポレートIT課では、全社員がリモートワークをもっと快適に、もっと安全に利用できるよう進めておられますが、どのようなリモートワーク環境を作っていっているのでしょうか?

Mさん
まず大事なポイントとして、イー・エージェンシーはテレワークを基本としてオフィスを利用しなくても社員のみなさんが全力で仕事をすることができる環境を提供する決断をしています。そのため、コーポレートITは、みなさんがテレワークで働けることはもちろん、もっと快適に、もっと安全に、という取り組みを継続していくことを目標にしています。

次に運用体制です。コーポレートIT課は私とKさんに加え、もう2名の4名体制になっています。
基本的には運用チームと改善チームに分かれており、運用チームで現行のクオリティを保ちつつ、改善チームにて現状分析から始めて、改善を行う。ただ、きっちりと役割が決まっている訳ではなく、得意分野やチャレンジしてみたい取り組みがあれば、サポートし合う形で運用しています。そのため全員がヘルプデスクであり、改善チームでもあります。

インタビュワー
なるほど。攻め(環境構築)と守り(安定運用)をうまく切り分けることで推進力を持ちながら、サポートもしっかり行える体制にしているわけですね。ちなみに、攻めと守りという点で今はどんなところに注力していますか?

Mさん
リモートワークという事で物理的にサポートする事ができなくなりました。それは運用の問題だけでなく、見えないセキュリティリスクが生まれる可能性もあります。そこでゼロトラストアーキテクチャを取り入れたコーポレートIT環境を再構築する事で、何とかしようと切磋琢磨しています。

 

2.導入するその日のために試行錯誤はしておこう

インタビュワー
確かにここ2、3ヶ月の間でも利用できるサービスが次々と新しくなったり複雑だった手続きもどんどんわかりやすくかつセキュアになっていますよね。大変ありがたいです。

さて少し過去に遡ってKさんからもお話を聞きたいです。

イー・エージェンシーがフルリモートに変わった経緯をお教えいただいてもよろしいでしょうか。ちなみにコロナ禍前からリモートワークを導入する試みはされていたと思うのですが、結構時間がかかっていましたよね?

Kさん
はい、リモートワークの実証などをだいぶ前から一部の社員の方を対象に行っていました。

ただ、なかなか全社導入には踏み切れなかったです。理由としては、会社としても社員としてもフルリモートワークに切り替えることで何が起こるか、想像できなかったことにあります。でも、2年間試行錯誤をしていたので、「緊急事態宣言が発令された!もう切り替えるしかない!」となったときは一気に切り替えることができました。実際のところなんと2日間で切り替えが出来ました(笑)

インタビュワー
2年間の試行錯誤が活かされて「2日」で全社フルリモートワーク化。すごい!
大変だったんじゃないんですか?

Kさん
それはもう、大変でした〜(笑)
切り替えたのはもう随分前になりますが、一気に「全社を対象に」となると、環境面で準備調整するものも多かったので、とにかくあの時は大変だったというのを憶えています(笑)でも、それまでの試行と議論を重ねていたことで「きっとできる」という確信はありました。

もちろんソフトウェアや機材は揃えていましたが全員でやってみるとやっぱりうまくいかない部分もありました。ただ経験があったので、そのような状況の中でもリアルタイムに調整していくことが出来ました。
もし何も準備してなかったらこんなにもうまくいかなかったと思います。

そして言えることは、イー・エージェンシーの社員のみなさんが非常に寛容な方ばかりで、またITリテラシーの高さと柔軟性のおかげで実現できたと思っています。
本当に感謝しています。

インタビュワー
なるほどです。2年前のテレワーク導入のときはKさんがコーポレートITをひとりで支えていた状況だったのが、その後、Mさんが入社され3人のメンバーが増えたわけですが、それはどうしてですか?
どういう課題感から人を増やそうとなったのでしょうか?

Kさん
リモートワークはネットワークがオフィスになるということです。リアルなオフィスであれば総務の役割になると思うのですが、その役割がコーポレートITの役割になったと思っています。リモートワークになっても、今までのオフィスがいきなり完全に無くなるというわけではなく、オフィス運用のリモートワーク環境への対応などもあり全体としてコーポレートITのサポート量が増えて手が回らない状況になったのですよね。

それによって目の前のことをこなすだけって状況になり課題は山積み、一気に打開するためには人を増やそうということを決断しました。
リモートワークはある程度軌道にのったけれど、その先のもっと快適、もっと安心の環境づくりとなったときにやっぱり人が必要となったわけです。

 

3.コーポレートITの提案を経営に通すポイント

コーポレートITの大変な仕事を楽しそうに話すお二人

インタビュワー
そしてMさんが登場するということですね。再びMさんにお聞きしたいのは、そのような課題山積みの状況の中、入社したばかりでどのように課題を整理したのでしょうか?

Mさん
そうですね。
私はコーポレートITという職種になって8年目ですが、前職が少し特殊で10社近く、色々な会社のお手伝いをする事が出来ました。その経験のおかげでどの会社にも共通する課題もあれば、会社の規模や業種による特有の課題が総じてたくさんある事を知りました。そのため弊社のカオスマップ(課題の一覧)を見せて頂いた時に、「これはやりがいだらけだな」という気持ちが生まれ覚悟はすぐにできていました(笑)

インタビュワー
心強い!(笑)

Mさん
また、入社してからすごくありがたかったのは、まず二週間猶予をいただいて「何も指示しない、何も言わないからとりあえず課題をピックアップしてほしい」と所属上長から言われたことです。私は自由にさせてもらう方が力が出るタイプなので、きっとそれを所属上長はわかっていたんだなって思っています(笑)

その期間で第三者視点として現場の苦しみとか、生の声を聞けましたし、さらに役員のみなさんと話をする機会も設けてくれて事業部レベルの悩みや要望などもピックアップすることができました。

コーポレートIT課も稼働パンパンで改善の余裕が無かったので、作業の自動化や情報の整理整頓、運用ルールの見直しを行い、「余裕を作ること」に注力しました。その上で課題に対してアプローチする、改善活動に時間を使う流れを整える。

今に至るまでその繰り返しです。

Kさん
僕からもよいですか?
Mさんが入って初日に、僕が持っている課題感をつつみ隠さずありのままにお話しました(笑)
だからこそ「それはなかなか大変ですね」ってありのままを自分ごと化してくれたんじゃないかなって思ってます。

インタビュワー
ここまでコーポレートITの現在とフルリモートワークにいたった過去を振り返ってきましたが、次は「これから」のお話を聞きたいと思います。先ほどのお話で「余裕を作ること」に注力した上で、課題へのアプローチと改善活動の流れを整えるということでしたが、それらを踏まえて経営にはどのような提案を行ったのですか?

Mさん
ヒアリングした課題をどうクリアしていくかについて、
提案を3パターンに分けて行いました。

1.技術で解決できるもの
2.運用で解決できるもの
3.人を増やして解決できるもの

この中で、現実的に考えて一番優先度が高くてシステムの導入によって解決できるものはこれです、と提案をすすめていきました。

インタビュワー
かなり絞り込んだ形で提案していったわけですね。

Mさん
そうです。
コーポレートITの予算は限られています。更に運用でカバーするには限度があります。人を増やすのもあまり現実的ではないし、教育コストも掛かる。
だからシステマチックに出来るものは全て機械にやってもらって、我々はより良い環境を作る事にリソースを使おう、と。更にシステマチックにすると工数が減ったり、ミスや漏れが減ったり、リスクも排除できるようになってきます。
それによって減らせるものとシステムの導入予算を天秤にかけて判断していただくというのがコーポレートITの提案のポイントだったと思っています。

インタビュワー
なるほど。そのような提案を経てこれからのイー・エージェンシーのリモートワーク環境を向上させていくのですね。
今回はいったんここまでで、この提案内容の詳細については次回のインタビューでまたお聞きしたいと思います。

KさんMさん
わかりました!

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